מערכות לניהול רכש הן כלי חשוב בניהול העסקי המודרני. הן מיועדות לסייע בניהול ובמעקב אחרי תהליכי הרכש בחברות ובארגונים. כמו כן, הן יכולות לשפר את יעילות התהליכים ולחסוך זמן ומשאבים. במאמר זה, נסקור את היתרונות והחסרונות שבשימוש במערכות רכש, ונציין דוגמאות לשימושים ומקרים בהם מומלץ לשקול את ההטמעה של מערכת רכש.
כמו בכל תחום, גם ברכש יש מערכות רבות שמסייעות לעיבוד וליווי של תהליכי עבודה. החל מבקשות רכש, דרך ביצוע העסקאות ועד מערכות לניהול ספקים ותיעוד של חוזים. המגוון הרחב מאפשר התאמה לאופי החברה ולגודלה. יש מערכות שתומכות בתהליכי רכש של חברות שירותים, תוכנה וכו'. יש מערכות שתומכות בפעילות של חברות יצרניות כאלו שצריכות לנהל מלאי חומרי גלם ומלאי מוגמר עם מק"טים וניהול מלאי במחסן. ואפילו יש מערכות שתומכות בחברות עם פעילות משולבת. לכל מערכת יש יתרונות וחסרונות, אבל בעיקר חשוב להתאים מערכת לפי סוג ואופי הפעילות של החברה. לרוב מערכת רכש מתממשקת עם מערכת פיננסית שהחברה כבר משתמשת בה. סביר להניח שאבולוציונית המערכת הפיננסית תבוא קודם למערכת הרכש, יש חברות שמערכת הרכש היא מודול של מערכת פיננסית ( , Ariba, SAP, NetSuite, Priority). ויש מערכות שפועלות במקביל למערכת הפיננסית (Samanage, FreshWorks, ServiceNow).
המערכות הגדולות כמו אריבה, סאפ, נטסוויט ופריוריטי נחשבות ליותר מתאימות לפעילות של חברות שירותים, תוכנה וחומרה בהיקפים גדולים, הן יודעות לנהל תהליכי רכש ומתממשקים למודולים נוספים כמו בקשות רכש וניהול מלאי במחסן. הן תומכות במק"טים, אצוות, פקודות עבודה, הנפקות וקליטות במחסן ועוד.
אלו מערכות מורכבות ויש להן יתרונות וחסרונות (נושא לפוסט אחר).
מערכות אחרות כמו סמנאג', פרשוורקס וסרוויסנאוו הן בעיקר מערכות לניהול פניות ובנוסף להן יש אפשרות ליצור הזמנות רכש, שזה המסמך הבסיס שבגללו חברות מתחילות להתעניין המערכת רכש. הן נותנות מענה סביר למדי למי שלא צריך התממשקות מלאה עם מערכת פיננסית ובגדול עונות לצרכים הבסיסיים של פעילות רכש בארגון קטן\ בינוני, ובעיקר בעולמות של שירותים ותוכנה שאינן צריכות לנהל מלאי מכל סוג.
לצד מערכות הרכש יש מערכות שעיקרן לספק פלטפורמה לניהול פרוייקטים ומשימות כמו Monday, Asana ואחרים. אלו מערכות שתומכות בצורה חלקית בפעילות רכש לצד יתרון משמעותי במעקב אחרי הזמנות, אספקות וכו'. שכן הן יודעות להעלות קבצים ודוחות של המערכות הגדולות ובכך מסייעות לתהליך.
אתן דוגמא, בחברה שניהלתי לה את מחלקת הרכש, היה לנו מערכת פיננסית עם מודול רכש. לצד זה על מנת לנהל מלאי במספר מחסנים השתמשנו בקובץ אקסל (ענק עם מלא נתונים!!!) לטובת פעילות זו. ובנוסף השתמשנו במערכת לניהול משימות כדי לעשות מעקב אחרי הזמנות ומעקב אחרי פעילות של משלוחים.
אכן, שילוב מורכב, ובוודאי שאפשר אחרת, אבל כל הקסם זה להכיר את המערכות שיש בשוק ולהתאים אותן למציאות שאנחנו חיים בה תוך כדי התאמה לסוג והאופי של פעילות החברה.
ההסבר לתצורה כזו יכול להגיע מהצרכים של החברה, שיקולי ניהול ואופי הפעילות הפיננסית של החברה.