בחברות שירותים ותוכנה יש קשר גורדי שבין מחלקת הרכש לבין מחלקת הכספים, ואפילו יש חברות שנרכש הוא חלק ממחלקת הכספים. ואף במובנים מסויימים מחלקת הרכש מתפקדת כזרוע ביצוע לניתוק ובקרה של הוצאות החברה במגוון תחומים, אלו הן קטגוריות הרכש.
מכיוון שכך יש מתח מובנה בין המחלקות, זהו מתח בריא שמגדיל את הבקרה של התהליכים ובנוסף מייצר שקיפות והכי חשוב חיסכון בכסף. התאמה בין המחלקות היא ערך משמעותי ולפעמים קריטי בניהול של חברה.
למחלקת הרכש יש 3 ממשקים חשובים עם מחלקת הכספים:
**ממשק עם FP&A תכנון וניתוח**
מטבע הדברים מחלקת FP&A עוסקת בניתוח פיננסי ודוחות לחברי ההנהלה והדירקטוריון (בורד), על פיהם ניתן לקבל החלטות חשובות להתנהלות החברה. נתוני הגלם נוצרים בעיקר ע"י הזמנות רכש וחשבויות. ההזמנות מועילות לגבי היקף ההוצאה העתידי, מה שנקרא כסף צבוע, והחשבויות משקפות מחויבויות לטווח הקצר. כך למשל ניתן להכין תזרים ותכנן תקציב ולעקוב אחירי פעילות החברה במונחים פיננסיים, מה שנקרא תקציב מול ביצוע. בנוסף, יש דוח הזמנות רכש פתוחות שנותן אינדיקציה לפעילות שנצבעה ועדיין לא חוייבה ובכל להערך נכון להוצאה מבחינה תזרימית. עג כאן אלו נקודות צופות פני עתיד קרוב ורחוק.
2. ממשק עם AP הנהלת חשבונות
הנהלת חשבונות היא הפרטנר העיקרי של מחלקת הרכש. זו מחלקה עם יכולות ביצוע של תשלומים ואספקת מידע לגבי ביצוע תשלומים בפועל. בנוסף, חשיבות הרישום החשבונאי הוא קריטי להתנהלות החברה ואף יכול להשפיע על תוצאותיה הרבעוניים והשנתיים. די בחשבונית שלא נקלטה בזמן או שנרשמה לא נכון והנה לכם התחלה של עיוות ברישום בספרים שישפיע על שורת הרווח. מחלקת הנהלת חשבונות נקראת גם ( AP Team ( Account Payable
אליה מנקזים כל החשבוניות והיא אחראית לתשלומים בפועל לספקים, מחלקת הרכש מלווה את התהליך ומתערבת במקרה הצורך כדי לסייע לזרז את התהליך או לפתור מחלוקות. אסור להשתמש בכוח זה כדי לעצור תשלום לספקים.
3. ממשק עם סמנכ"ל כספים CFO
שיתוף פעולה של מחלקת הרכש עם ה- סמנכ"ל כספים CFO היא חשובה בעיקר ככלי מסייע בידי הסמנכל כדי לקבל החלטות. מנהל רכש נבון צריך להשכיל לייצר תקשורת טובה ושקיפות ולשתף נתונים . בנוסף , בהקשר של משא ונתן השימוש של רכש בסמנכ" הכספים לצורך אסקלציה היא חלק מהמאמצים שצריך לעשות על מנת להשיג הישגים והיא חלק לגיטימי בטקטיקה של מו"מ על ספקים.
לסיכום, חשוב מאוד לשמור על יחסי עבודה תקינים בין המחלקות, חשוב עוד יותר לעבוד בשיתוף פעולה תוך קיום שיח פתוח ע"י פגישות שבועיות וקיום דיונים על נושאים שבשגרה נושאים שתורמים להתפתחות של שתי המחלקות.