עקרונות מרכזיים של משא ומתן ברכש תוכנה ושירותים

בכשמדובר ברכש של תוכנה ושירותים, משא ומתן הוא תהליך מרתק ומורכב המשתרע לאורך כל תהליך הרכישה. כאשר מתכננים לרכוש תוכנה או שירותים לארגון או לעסק, יש להבין את ה

עקרונות מרכזיים של משא ומתן ברכש תוכנה ושירותים

בכדי להבטיח שהרכישה תתבצע בצורה אפקטיבית ובהתאם לצרכי העסק או הארגון. הנה כמה עקרונות מרכזיים בתחום זה:

1. הגדרת צרכים ומטרות Finding the needs: השלב הראשון בתהליך הרכש הוא הבנת הצרכים והמטרות של הארגון. זהו הזמן להבין במדויק אילו תוכנה או שירותים נדרשים ואילו יעדים יש להם.

2. איתור ספקים Sourcing: איתור ספקים הוא תהליך בו הארגון יוצא לחיפוש אחר ספקים אפשריים ומתערך את האפשרויות השונות לרכישה. התהליך כולל חיפוש, השוואת מחירים, והערכת תנאים.

3. הערכת ספקים Vendor evaluation : על מנת לבחור בספק המתאים, על הארגון לבצע הערכת מספר ספקים אפשריים. פרמטרים כמו איכות, מחיר, תמיכה טכנית ותנאי תשלום יש לקחת בחשבון.

4. מחיר Price: השוואת מחירים היא הכרך חשוב ביותר, יש להבין לעומק מה הכלי או התוכנה עושה ולנסות להעמיד אלטרנטיבות ראויות. ברוב המקרים אנשים הפרודקט \ פיתוח (Product \ R&D ) יתנגדו ולכן חשוב להפגין בקיעות וידיעה בתוכנה או השירות שנרכש. לא לוותר על הצעות מחיר נוספות. לא להתבייש לבקש הנחה של 10% עד 20% תלוי במרווחים בענף או בשירות \ חבילה שאתם רוכשים.

5. ניהול תנאי החוזה MSA + SOW : ברגע שהספק נבחר, יש לוודא שהחוזה מכיל את כל התנאים הדרושים, כולל מחוייבויות, מחירים, תנאי תשלום, תוכן וזמנים מועדפים והכי חשוב: איך מסיימים את החוזה. ברוב המקרים ספקי תוכנה ישלחו T's&C's מוכן מראש שמן הסתם מכיל תנאים שמטיבים עם הספק, לכן חשוב בכל מקרה להעביר הערות "בשיטת מצליח".

6. מעקב ובקרה Monitoring : במהלך חיי החוזה, חשוב לבצע מעקב ובקרה כדי לוודא שהספק מספק את השירותים או התוכנה כפי שנקבע בחוזה. זה כולל ניהול תוכניות, בדיקת איכות וביצוע שינויים אם נדרש. חשוב ביותר: רוב התוכנות יש חידוש אוטומטי Autorenewal , במקרה כזה יש לבקש להסיר את האפשרות, במידה ולא ניתן, יש להודיע מיד אחרי חתימת החוזה על אי חידוש ובכך להמנע מחידוש אוטומטי.

7. פיננסים ותנאי תשלום Payment Terms: תנאי התשלום הם חלק מרכזי במשא ומתן. יש לוודא שהתנאים מובנים היטב ומתאימים ליכולת הפיננסית של הארגון. יש לשים לב לתשלום מראש ואפשרות של החזר Refund. ברוב המקרים אפשר לבטל אבל אי אפשר לקבל החזר Cancelable, non-refundable. אם יש אפשרות לתשלום חודשי יש לשים לב שהמחיר לא עולה.

8. אבטחת מידע Security Review : ברכישת תוכנה ושירותים, יש להבטיח את המידע הרגיש שאם חלילה נגנב או יוכל להיגנב כחלק מהתהליך. זה כולל ניהול רמות גישה והגנת מידע סודי. לגבי לקוחות או עובדים באירופה יש להתחשב ולוודא שהספק עובד בכללי GDPR.

9. סיכונים ואפשרויות Risk Management : הבנת הסיכונים האפשריים ברכש תוכנה ושירותים היא חשובה לקבלת החלטות חכמות. זה כולל הבנת סיכונים כמו אי-יכולת טכנית, פרטיות ואבטחת מידע, ושימוש בספקים מחוץ לארץ. והכי חשוב, מה קורה אם הספק פושט רגל או מפסיק לפעול? ואיך זה משפיע על העסק שלי.

עקרונות משא ומתן ברכש של תוכנה ושירותים מצריכים תיאום טוב בין מחלקות שונות בארגון, הבנת כל הפרמטרים הטכניים והפיננסיים, וניהול טוב של התהליך. תחום זה משתנה בהתאם לצרכים והתנאים המקומיים, ולכן חשוב לשוקל כל מקרה בנפרד ולהתאים את העקרונות למציאות הספציפית של הרכישה.