מדיניות רכש: מבוא
מדיניות רכש היא חלק בלתי נפרד מניהול מחלקת הרכש בפרט וניהול חברה בכלל. היא משמשת כ- "תורה" \ Play Book או כל השם אחר שמגדיר סט פעולות, מקרים ותגובות לעינייני רכש שבאמצעותם הארגון מנהל את העסקאות שלו ולמעשה מנהל את המשאבים החיוניים לפעילותו. מתוך מדיניות הרכש אנו יכולים לגזור את תהליך ה- P2P Procure to Pay שמתאר את הפעולות הנדרשות מתחילת תהליך הרכש ולסופו בתשלום לספק ואפילו מעבר לכך. במאמר זה, נשקול את היבטים שונים של מדיניות רכש, כולל מטרותיה, מבנה ודוגמה לשימוש מוצלח במדיניות רכש.
מטרות מדיניות רכש:
המטרות העיקריות של מדיניות רכש הן:
1. חסכון פיננסי: המדיניות מתמקדת באיתור אופציות רכש המספקות את המוצרים או השירותים הנדרשים בעלות מינימלית, זמינות מקסימלית ואיכות מעולה. זה יכול לכלול הגדרות להשוואת מחירים, כמות הצעות המחיר הנדרשות והנחיות משגרת למו"מים יעילים עם ספקים ובחירת אפשרויות משלוח ותשלום יעילות.
2. איכות וביצועים מרביים: מדיניות רכש מתמקדת לאסוף ולעבד את המידע והנתונים הדרושים על מנת לבחון את האפשרויות הטובות ביותר בשוק. זה כולל בדיקה שוטפת של ספקים, ניהול יעיל של תהליכי בחירת ספקים וערכים מוספים שנגזרים מאופן ביצוע העסקאות, ושומר על איכות וביצועים מרביים בתהליך הרכישה.
3. ניהול סיכונים: השפעות חיצוניות, שינויים בשוק ותהליכים פנימיים יכולים להשפיע על זמינות המשאבים. מדיניות רכש נוצרת באמצעות הפחתת סיכונים פוטנציאליים, זיהוי מקרי חירום והתמודדות עם סיכונים נגרמים ומציעה דרכים מושכלות על מנת להתמודד עם סיכונים אלו.
מבנה מדיניות רכש:
מבנה מדיניות הרכש בארגון עשוי להיות מורכב ולהשתנות בהתאם לגודל ולסוג הארגון. עם זאת, הוא כולל בדרך כלל את הרכיבים הבסיסיים הבאים:
1. ניהול ספקים: התפקיד המרכזי של מדיניות רכש הוא ניהול היחסים עם ספקים. כך, יש להקפיד על הערכת ספקים ופגישות עם ספקים לשם יצירת קשרי עבודה טובים ופוריים.
2. תכנון רכש: חשוב ביותר לדעת לאסוף את כל הנתונים ולתכלל את כל ההיבטים של הבקשה על מנת לקבל תמונת נצב אמיתי ונכונה שבעזרתה תוכלו לתכנן את ביצוע העסקה. נתונים מוקדמים נכונים מסייעים בקביעת מטרות רכש, ובוחנים את הצורך לספקים פוטנציאליים.
3. בחירת ספקים: המשימה כאן היא למצוא ולבחור בספקים המתאימים ביותר לצרכי הארגון, לשוק ולתקציב. **אסור להתעצל וחשוב להביא לפחות 3 הצעות מחיר**. תחרות בין ספקים זה כלי משמעותי ביכולת של מנהל הרכש להביא את העסקה הטובה ביותר.
דוגמה לשימוש במדיניות רכש:
בחברת הייטק גדולה, בה ניהלתי תחום רכש, נבנתה מדיניות רכש מתוחזקת ששימשה את הארגון במשך שנים. המדיניות קבעה את הליך המכרזים המרכזי, כמו גם את התהליך הפנימי לאישור מחירים ותנאים.
כמו כן, נוצרה מערכת מידע משולבת שמאגדת מידע מרבי על ספקים ומחירים מרביים. המדיניות שלנו הייתה להשוות מחירים ולבחור בספקים שמספקים את המוצרים במחיר הטוב ביותר לארגון. מהלך שהביא לחיסכון רב כבר בשנה הראשונה לפעילות.
בנוסף, עשינו שימוש במערכת בקשות רכש שיודעת לאסוף את כל המידע הרלוונטי ולספק מידע בזמן אמת על מצב הבקשה בכל רגע נתון. מהלך זה סייע בתהליך קבלת ההחלטות וניהול החוזים בזמן אמת. זה תרם להפחתת השוליים ולחיסכון משמעותי בתהליך הרכש.
סיכום:
מדיניות רכש היא חשובה ביותר לכלל הארגונים, מגוון יעיל של כלים ואסטרטגיות יכולים להבטיח שימוש מרבי במשאבים הפיזיים והפיננסיים של הארגון. באמצעות הכיוון הנכון, ניהול רכש יכול לתרום להצלחה ולצמיחה משמעותיים.