למה חברות הייטק חכמות עוברות למודל PaaS (רכש כשירות) כדי לנצח במירוץ היעילות

הקדמה: הפרדוקס של הצמיחה הישראלית

האקו-סיסטם הישראלי עבר בשנים האחרונות טלטלה משמעותית. אם בעבר המנטרה הייתה "צמיחה בכל

מחיר" (Growth at all costs), הרי שהיום המטוטלת נעצרה על "יעילות תפעולית" (Operational Efficiency). המשקיעים כבר לא מסתכלים רק על ה-Top Line, אלא בוחנים בזכוכית מגדלת את ה-Burn Rate ואת הדרך שבה החברה מנהלת את המשאבים שלה.

וכאן נוצר פרדוקס: חברות הייטק וסטארטאפים בצמיחה משקיעים הון בגיוס הטאלנטים הטובים ביותר ובפיתוח טכנולוגיות פורצות דרך, אבל בכל מה שקשור לניהול ההוצאות והרכש (Procurement) – הן מתנהלות לעיתים כמו מכולת שכונתית בשנות ה-90.

מנהלי תפעול מוצאים את עצמם רודפים אחרי ספקי ציוד, מנהלי כספים טובעים בים של חשבוניות קטנות, ומפתחים יקרים מבזבזים זמן על הזמנת רישיונות תוכנה. הפתרון לבעיה הזו הוא לא בהכרח לגייס עוד אנשי רכש, אלא לאמץ מודל שכבר שינה את עולם התוכנה, ועכשיו משנה את עולם התפעול: PaaS – Procurement as a Service.

במאמר זה נצלול לעומק היתרונות של רכש במיקור חוץ, נבין למי זה מתאים, ואיך זה פותר כאבי ראש לא רק למחלקת הרכש – אלא לארגון כולו. אז למה חברות הייטק חכמות עוברות למודל PaaS (רכש כשירות) כדי לנצח במירוץ היעילות

מה זה בעצם PaaS ולמה זה הדבר הבא?

לפני שנבין את הערך, ניישר קו על המושג. Procurement as a Service הוא מיקור חוץ של תהליכי הרכש, אבל לא במובן הישן של "קניין חיצוני". מדובר במעטפת היברידית המשלבת מומחי רכש, טכנולוגיה מתקדמת לניהול הוצאות, וכוח קנייה מצרפי.

במקום להקים מחלקה פנימית יקרה, הארגון מתחבר לשירות קיים שמנהל עבורו את כל (או חלק) מתהליך הרכש: החל מאיתור ספקים, דרך משא ומתן, ועד להפקת הזמנות ובקרה תקציבית.

1. הכאב של ה"זנב הארוך" (Tail Spend) בהייטק הישראלי

אחת הבעיות הגדולות ביותר בחברות הייטק היא ניהול "הזנב הארוך". בדרך כלל, 80% מההוצאות הולכות למספר קטן של ספקים אסטרטגיים (שירותי ענן כמו AWS/Azure, שכר דירה, שיווק). את אלו קל יחסית לנהל.

הבעיה היא ב-20% הנותרים של הכסף, שמתפזרים על פני 80% מהספקים: ציוד היקפי, רישיונות SaaS קטנים, אירועי חברה, מתנות לעובדים, ציוד משרדי, ייעוץ נקודתי ועוד. רכש במיקור חוץ לוקח את כל "הרעש" הזה ומנקה אותו מהשולחן שלכם. במקום שמנהלת המשרד (Office Manager) תבזבז יומיים על השוואת מחירים למסכים חדשים, ספק ה-PaaS מבצע זאת בשעה, במחיר טוב יותר, ובשקיפות מלאה.

2. הערך למחלקת הכספים והנהלת חשבונות: סוף לכאוס החשבוניות

אם תשאלו מנהל חשבונות מה הסיוט הגדול שלו, הוא כנראה יגיד: "לרדוף אחרי חשבוניות של ספקים חד-פעמיים בסוף החודש". בחברה ממוצעת, ישנם עשרות ספקים קטנים בחודש. כל אחד דורש:

• פתיחת ספק במערכת (Vendor Creation).

• קבלת חשבונית מס ואישור שלה.

• ביצוע העברה בנקאית נפרדת.

• התאמות בנקים.

שירות PaaS פותר את זה במכה אחת: ספק ה-PaaS מרכז את כל הרכש תחתיו. המשמעות? חשבונית אחת מרוכזת (One Invoice) בסוף החודש. עבור מחלקת הכספים, זהו חיסכון של עשרות שעות עבודה בחודש. במקום לנהל 50 ספקים, מנהלים ספק אחד. השקט הנפשי של הנהלת החשבונות והדיוק בתזרים המזומנים – שווים את השירות בפני עצמם.

3. חיסכון כספי: כוח הקנייה הקבוצתי

כשחברת סטארטאפ של 50 עובדים באה לקנות מחשבים ניידים מספק חומרה, היא מקבלת "מחירון סטנדרטי". אין לה כוח מיקוח אמיתי. לעומת זאת, חברת PaaS המשרתת עשרות לקוחות במקביל, מגיעה לספקים עם כוח קנייה של תאגיד ענק.

התוצאה:

• הנחות כמות: גישה למחירונים סיטונאיים ששמורים רק לארגונים גדולים.

• ידע על מחירי שוק: מומחי הרכש יודעים בדיוק כמה שירות מסוים צריך לעלות. אם ספק מציע לכם מחיר מופקע עבור שירותי ענן או ייעוץ, ה-PaaS ידע להתריע ולנהל מו"מ אפקטיבי.

• מודל עלות משתנה: במקום לשלם משכורת קבועה (+תנאים סוציאליים) למנהל רכש, גם בחודשים רגועים, אתם משלמים על שירות לפי צריכה או בריטיינר מותאם.

• 
  

4. החזרת הפוקוס לליבה העסקית (Core Business)

חברות הייטק קמות כדי לפתח מוצרים, לא כדי להצטיין ברכש. כשסמנכ"ל הפיתוח (VP R&D) צריך להתעסק במו"מ מול ספק שרתים משניים, או כשמנהלת ה-HR מבזבזת זמן יקר באיתור ספק להדפסת חולצות – החברה מפסידה כסף, והרבה. הזמן של האנשים האלו יקר מידי.

מיקור חוץ של הרכש הוא "מכפיל כוח". הוא מאפשר לכל פונקציה בארגון להתמקד במה שהיא נשכרה לעשות. הרכש הופך מ"מטלה מציקה" לשירות שקוף ומהיר שפשוט עובד ברקע.

למי השירות הזה מתאים?

המיתוס הנפוץ הוא ששירותי רכש מתאימים רק לחברות ענק. המציאות הפוכה. הנה קהלי היעד האידיאליים:

• סטארטאפים אחרי סבב גיוס (Round A/B): שלב ה-Scale-up הוא קריטי. החברה גדלה מהר, כמות העובדים מוכפלת, והכאוס משתלט. עדיין אין הצדקה ל-CPO (סמנכ"ל רכש) במשרה מלאה, אבל המנכ"ל כבר לא יכול לאשר כל הוצאה בווטסאפ. זהו ה-Sweet Spot של שירותי PaaS.

• חברות SMB (עסקים בינוניים): חברות יציבות שרוצות לייעל את שורת הרווח ולצמצם עלויות תקורה, אך אין להן את הידע המקצועי לבצע מכרזים מורכבים.

• חברות גלובליות עם סניף מקומי בישראל: הסניף המקומי צריך גמישות ומהירות, אך המטה בחו"ל דורש עמידה בסטנדרטים (Compliance) וסדר. שירות חיצוני יכול לגשר על הפער הזה ולספק שירות מקומי בסטנדרט בינלאומי.

• 
  

היבט הבקרה והשקיפות (Compliance & Visibility)

אחד החששות במעבר למיקור חוץ הוא "איבוד שליטה". בפועל, מודל PaaS מספק יותר שליטה מאשר ניהול פנימי חובבני. מערכות הרכש המודרניות שבהן משתמשות חברות ה-PaaS מספקות דשבורדים בזמן אמת. אתם יכולים לראות בכל רגע נתון:

• כמה הוצאתם החודש מול התקציב?

• מי הספקים המובילים?

• איפה יש חריגות?

בנוסף, השירות מבטיח שכל ספק שעובד עם החברה עבר בדיקת נאותות, חתם על החוזים המתאימים ועומד בדרישות הרגולטוריות. זהו שקט נפשי משפטי ותפעולי שאין לו מחיר.

סיכום: העתיד הוא היברידי

העולם העסקי מתקדם למודלים של "As a Service" כמעט בכל תחום. עשינו את זה בשרתים (Cloud), עשינו את זה בתוכנה (SaaS), ועכשיו הגיע הזמן לעשות את זה ברכש.

הבחירה ב-PaaS היא לא רק החלטה כלכלית של חיסכון בעלויות. היא החלטה ניהולית אמיצה שמשדרת לארגון: אנחנו מקצוענים. אנחנו מעריכים את הזמן של העובדים שלנו, אנחנו רוצים סדר בכספים, ואנחנו רוצים לקבל את הערך הטוב ביותר עבור הכסף שלנו.

אל תתנו לכסף שלכם "לברוח" בין האצבעות.

בין אם אתם סטארטאפ בצמיחה מואצת או חברה מבוססת שרוצה להתייעל, רכש במיקור חוץ הוא הכלי שיאפשר לכם לרוץ מהר יותר, קל יותר וחכם יותר.

מוכנים לקחת את הרכש שלכם לשלב הבא?

אם הזדהיתם עם האתגרים שהוזכרו כאן, ואתם מרגישים שהארגון שלכם יכול להרוויח מיד מכוח קנייה, סדר וניהול מקצועי – אנחנו כאן בשבילכם. בואו נבדוק יחד איך אנחנו יכולים לחסוך לכם זמן וכסף כבר בחודש הראשון.

[צור קשר לפגישת ייעוץ ללא התחייבות]