**פנייה לספקים – כאן מתחיל המו"מ!!!**
כל מנהל רכש מנוסה מבין שתהליך הרכש הוא חלק מרכזי בהישגים העסקיים של כל ארגון או חברה. בשלב הזה של התהליך, הפנייה לספקים היא הצעד הראשון והחשוב ביותר. כאן מתחילים המשאים ומתנים, ובמאמר הזה, אשתף אתכם בטיפים ואסכם את השלב החשוב הזה בתהליך הרכש.
**איסוף מידע מקדים**
הטריגר לפנייה לספקים הוא לאסוף מידע מקדים. ישנם מקורות שונים מהם ניתן לאסוף מידע איכותי, דוגמת אינטרנט, לקוחות ממליצים, ועובדים בארגון. זהו הזמן לחקור ולהבין את השוק, לגלות את הספקים הפוטנציאליים, ולגבש מידע רלוונטי. חשוב להבין מהם רמות המחירים ומה המרווחים המקובלים בענף. מידע זה יסייע לכם מהמשך וימנע מבוכה או חוסר מידע.
**התקשרות**
אחד מהצעדים הראשונים אחרי איסוף המידע המקדים הוא התקשרות לספקים המעניינים. זהו הזמן להכיר באותם ספקים, לשאול שאלות רלוונטיות, ולהתחיל לבנות את היחס והידע הדרושים. אתם עוד תגלו שמספיק לשאול שאלה אחת ולהתות אוזן, לא להפריע ולתת לספקים לדבר, אם רק תשתקו את גם תקשיבו וגם תאפשרו להשמיע הרבה מעבר לשאלה ששאלתם. אנשי מכירות הם דברנים במקור, אז תנו להם לדבר.
**הצג את עצמך**
בעת התקשרות ראשונית עם ספק, חשוב לנצל את ההזדמנות כדי להציג את עצמך ואת החברה שאתה מייצג. כך, הספק יידע מי אתה, מה התפקיד שלך בחברה, ואיך הוא יכול לצפות לשיתוף פעולה עמך. יחד עם זאת, תהיו זהירים עם המידע הראשוני שאתם משתפים. למשל התרברבות בגיוס כסף גדול או הסבר כמה החברה יציבה, יכול לשדר לספק שיש הרבה כסף לבזבז.
**פירוט כללי על החברה ועיסוקה**
ברגע שמנהל הרכש הצליח להכיר את הספק, הגיע הזמן לתאר את החברה והעיסוקה, ובנוסף מהו המוצר או השירות שאנחנו "שמתכוונים" לרכוש, ומהם הגורמים החשובים ביותר עבורנו. זהו הזמן לבחון היטב את הצרכים ולציין את המניעים שישמשו כמדריך לספקים בתהליך המו"מ. בשלב זה אתה למעשה קובע באיזה תנאים אתה מוכן להכנס לעסקה, זה מה שנקרא תנאי עוגן.
**לבקש הצעה**
לסיום, לאחר שיחות או השיחות כאשר הכל מוכן, חשוב לפנות לספק ולבקש הצעה מחיר רשמית. כאן חשוב לשמור על שליטה בפרטים, להיות מקצועיים, ולשאול שאלות כדי להבין היטב את ההצעות השונות על בסיס השיחות המקדימות, חשוב שלוודא שמה שנאמר או "נזרק לחלל האויר", מקבל תוקף רשמי בהצעה.
בסיום שלב זה, למעשה נשאר לסגור את הפרטים הקטנים, כאשר המהות כבר נקבעה בשיחות המקדימות.
לכן החלק החשוב של המשא ומתן מתחיל מעצם הפניה הראשונה. כמובן שאפשר לשנות דברים וכו', אבל יותר קל להתכונן ולעשות דברים נכון ובקלות. הרי באנו להנות.
בכל שלב, זכרו להתנהג במקצועיות ולהיות מוכנים לגלות את הספקים הטובים ביותר שיתאימו לצרכיכם.