התמודדות עם התנגדויות של עובדים ומנהלים בהטמעת תהליכי רכש בארגון היי-טק

התמודדות עם התנגדויות של עובדים ומנהלים בהטמעת תהליכי רכש בארגון היי-טק

בארגוני היי-טק, בהם קצב השינוי מהיר והתרבות הארגונית נשענת על חדשנות וגמישות, הטמעת תהליכי רכש מובנים עלולה להיתקל בהתנגדויות מצד עובדים ומנהלים. ההתנגדות נובעת לרוב מחשש לביורוקרטיה, חשש מאובדן שליטה על תקציבים, או חוסר הבנה של הערך שהתהליך החדש מביא לארגון.

מדוע קיימת התנגדות ומהם מקורותיה?

1. חוסר אמון – העובדים והמנהלים חשים שהרכש מגביל אותם ולא משרת את מטרותיהם.

2. הרגלים ישנים – צוותים שהתרגלו לבצע רכש בצורה ישירה מתקשים להסתגל לשינוי.

3. חשש לאובדן שליטה – מנהלים חוששים שהתהליך יפגע בגמישות שלהם לקבל החלטות.

4. תפיסה של תוספת עבודה – תהליכי רכש נתפסים לעיתים כהכבדה אדמיניסטרטיבית.

5. חוסר הבנה של הערך המוסף – העובדים לא רואים כיצד רכש מסודר יכול לשפר את עבודתם.

איך מתמודדים עם התנגדות?

בכל תהליך הטמעה בכלל ובתהליך רכש בפרט נכון להשתמש בשתי גישות ולשלבן יחד:

1. Partner of Choice - זו היכולת לספק שירותי רכש ברמה הגבוהה ביותר, ללא עיכובים וללא תירוצים. ולהציע אותם לארגון כולו ללא הבדל או תעדוף של מחלקה כזו או אחרת. צריך לתת ל- BO (business owner) את היכולת לבחור לשתף פעולה מתוך הבנה שהוא יקבל את השירות הטוב ביותר והוא מוצא בו ערך מוסף מובהק! (חיסכון בעלויות, שירות איכותי, מיקצועיות, קיצור זמנים)

2. נצחונות קטנים - שינוים עושים לאט, בהסכמה עם התחשבות בכל מי שהשינוי נוגע בו. צריך תקשורת פתוחה עם כל הנוגעים בדבר, בלי הפתעות בלי טריקים, צריך שכל השונוי יהיה על השולחן ולכן הוא צריך להיות קטן, לעובדים והמנהלים לא קל לעבד שינויים ולכן השינוי צריך להיות קטן - כך משיגים נצחונות קטנים.

Partner of Choice – איך הופכים את הרכש לשותף עסקי מועדף?

כדי שהרכש יתקבל בצורה חיובית, עליו להפוך ל-Partner of Choice בארגון – גורם שמנהלים ועובדים רוצים לעבוד איתו, ולא רק מוכרחים. איך עושים זאת?

1. הקשבה ולמידה – במקום להכתיב נהלים חדשים מלמעלה, הרכש צריך להיכנס לדיאלוג עם מחלקות שונות וללמוד את הצרכים שלהן.

2. שיתוף בתהליך – מעורבות של המנהלים והעובדים בהגדרת תהליכי הרכש תגדיל את המחויבות שלהם.

3. שיפור חוויית המשתמש – כלים דיגיטליים ידידותיים וממשקי עבודה נוחים יסייעו להפחתת ההתנגדות.

4. זמינות וגמישות – מתן מענה מהיר ותמיכה אישית כאשר יש אתגרים בתהליך.

5. הדגשת ערך מוסף עסקי – הצגת תועלות מוחשיות כמו חיסכון בעלויות, שיפור תהליכים וזמני אספקה קצרים יותר.

נצחונות קטנים – המפתח להצלחה בטווח הארוך

שינוי ארגוני גדול נבנה על בסיס נצחונות קטנים – הצלחות מדורגות שיוצרות אמון והוכחה לכך שהתהליך עובד. 

לרוב BO's \ עובדים ומנהלים הם Delivery Oriented כלומר, הם מרוכזים בלהשיג מטרות, לסיים את הפרוייקט ולמלא את המשימות שיש להם. לאנשי רכש יש Financial Orientation כלומר, אנשי רכש מגיעים לעסקה מהכיוון של הכסף ושל התנאים המסחריים והסיכונים שכרוכים בעסקה. השילוב של שתי הגישות יוצר כוח עצום למשא ומתן והשגה של ערכים מוספים משמעותיים לארגון. 

הנה כמה דוגמאות:

• מקרה 1: מה לך ולאירועים של מרקטינג

  • התנגדות: "עשינו המון אירועים, אנחנו יודעים איך זה עובד. אין הרבה זמן"

  • תגובה: צוות הרכש מזהה מקומות שהוא יכול להביא ערך על מנת לאפשר המשכיות עסקית, למשל תומך בתהליך ההוצאה של ה- PO והתשלום לספקים. צוות המרקטינג רואים הרתמות לאירוע ותמיכה וסיוע למאמצים ומייד מתחילים לשתף פעולה.

  • ניתוח מקרה: אם אין לך ערך בעסקה, אל תפריע - תסייע! קשה מאוד לתחר אירועי מרקטינג, שכן האירועים עצמם מקוטלגים לפי נושאים ותחומים שהחברה מעוניינת בהם כמו קטגוריות מסויימות שהחברה רוצה לפרוץ אליהן או קהל יעד ייחודי שמגיע לאירועים אלו. לכן אין הרבה אלטרנטיבות להשוואה, כל שכן אם אין הערכות מוקדמת של חצי שנה עד שנה מראש לאירועים מסוג זה, היכולת לתחר היא נמוכה מאוד עד לא קיימת.

• מקרה 2: הטמעת מערכת רכש דיגיטלית

  • התנגדות: "עוד מערכת שצריך ללמוד ולהתעסק איתה… אני רגיל לשלוח באי-מייל"

  • תגובה: במקום לדרוש אימוץ מיידי של כלל החברה, צוות הרכש בוחר קבוצה קטנה של עובדים לפיילוט בדרך כלל אלו יהיו אנשי IT או כאלו שיש להם הרבה דרישות רכש. הם מדווחים על שיפור בחוויית המשתמש, ולאחר מכן משתפים את ההצלחה עם שאר הארגון.

  • ניתוח מקרה: מערכת רכש היא גורם קריטי באיסוף ועיבוד הבקשות לרכש, תתארו לכם שהייתם צריכים לשלוח מייל ל- IT על כל בקשת עזרה במקום לפתוח טיקט שמרכז את כל הבקשות. בעזרת המערכת תוכלו לרכז בקשות, לעקוב אחרי זמני התגובה ובעיקר לייעל את תהליכי העבודה ע"י מתן דיווח על מצב (סטטוס) הבקשה, כך ששום בקשה לא תיפול בין הכסאות. מערכת רכש משרתת את הארגון ואת צוות הרכש באותה מידה.

• מקרה 3: חיסכון תקציבי ללא פגיעה באיכות

  • התנגדות: "הרכש רק מחפש איפה לחסוך, זה יפגע באיכות השירותים שלנו."

  • תגובה: הרכש מראה כיצד תהליך מו"מ חדש עם ספקים הביא להוזלה של 15% במחירים מבלי לפגוע באיכות. הנתונים מוצגים בצורה שקופה למנהלים, מה שמגביר את האמון בתהליך.

  • ניתוח מקרה: רענון ספקים וחיפוש אחר פתרונות חדשניים הוא מאפיין משמעותי בעולם תחרותי של החברה. לכן, הבנה עמוקה של מה הארגון עושה, איך הוא עושה את זה ואיזה מוצרים\שירותים הוא מוכר חשוב מאוד להצלחה של החברה ומבטיח השתלבות בריאה של צוות הרכש לטובת הארגון. הבנה כזו מאפשרת להביא בחשבון ספקים איכותיים בלבד, כאלו שלא נופלים מהאיכות הנוכחית. 

סיכום – יצירת תרבות של שיתוף פעולה והצלחה

הטמעת תהליכי רכש בארגון היי-טק מחייבת גישה חכמה הכוללת שיתוף פעולה, שקיפות וניהול נכון של התנגדויות. הפיכת הרכש ל-Partner of Choice ושימוש בנצחונות קטנים כמנוע להצלחה יסייעו לשכנע עובדים ומנהלים שלא מדובר בבירוקרטיה נוספת, אלא בכלי שמשפר את ביצועי הארגון.

הגישה הזו לא רק מקטינה התנגדויות, אלא יוצרת מחויבות אמיתית לתהליך הרכש – מה שמבטיח הצלחה ארוכת טווח.